Przygotowanie sali konferencyjnej

Sala konferencyjna przygotowywana na firmowe wydarzenie może przypominać dom przygotowywany na przyjęcie gości. W naszym domu goście muszą się być dobrze i każda sprawa musi być zapięta na ostatni guzik. W czasie przyjęcia w domu na szali stoi reputacja rodziny oraz jej pozycja towarzyska. W czasie konferencji stawka jest znacznie większa, ponieważ od sukcesu wydarzenia biznesowego zależy sukces przedsiębiorstwa i nie można tego bagatelizować.

Pierwsze wrażenie

Duża część sukcesu decyduje się już w pierwszych chwilach po pojawieniu się gości na sali. Chodzi oczywiście o pierwsze wrażenie, jakie zostanie wytworzone przez przygotowanie sali. Pierwsze wrażenie jest szalenie ważne we wszystkich interakcjach społecznych, ponieważ to na jego podstawie wszyscy wyrabiają sobie wstępną opinię o innych. Jeśli pierwsze wrażenie jest dobre, goście będą bardziej wyrozumiali w przyszłości i ich ogólne nastawienie będzie pozytywne. Jeśli pierwsze wrażenie nie będzie najlepsze, od początku organizator konferencji będzie miał pod górkę i będzie musiał odrabiać początkowe straty.

Porządek jest ważny

Ogromnie istotną kwestią jest wrażenie porządku, jakie goście będą mieli po wejściu do sali konferencyjnej. Wszystkie obecne tam rzeczy muszą być ułożone w logiczny sposób, muszą mieć swoje miejsce i nie można dopuścić do tego, by panował nieporządek. Co ważne, nie musi to być wcale porządek funkcjonalny. Chodzi tutaj przede wszystkim o odpowiednie wrażenie, jakie będą mieli goście. Czystość, brak kurzu, nieobecność plam – to wszystko sprawi, że przestrzeń będzie prezentowała się dobrze.

Zapach

Kwestia, o której zapomina wielu organizatorów konferencji, to zapach unoszący się na sali, gdzie odbywa się spotkanie. Zazwyczaj jest neutralny i do zapewnienia tej kwestii nie potrzeba żadnych specjalnych wysiłków. Czasami jednak niestety nie jest tak dobrze, przez co konieczne jest podjęcie działań w celu poprawy zapachu. Dzieje się tak zazwyczaj w salach wykończonych starymi materiałami, wykładziną podłogową lub w takim pomieszczeniu, gdzie po prostu powstaje zaduch. Sala musi być wywietrzona i jeśli nie jest to wystarczające, konieczne jest także zastosowanie środków powodujących powstanie odpowiedniego zapachu. Czasami część takich kwestii jest poza kontrolą organizatora, ponieważ otworzenie okien w centrum miasta może oznaczać uduszenie gości spalinami. Wtedy trzeba po prostu lepiej wybierać salę.

Rzeczy pod ręką

W czasie konferencji stosunkowo łatwo jest przewidzieć, jakie rzeczy będą potrzebne. Zazwyczaj jest to sprzęt elektroniczny, notesy, markery i rzeczy typowe dla danego spotkania. Wszystkie te rzeczy muszą być łatwo i szybko dostępne, by nie trzeba ich było szukać w czasie wydarzenia. Co więcej, dla każdej z kluczowych rzeczy musi być zapas. Nie może się to skończyć tak, że awaria jednego komputera uniemożliwi przeprowadzenie konferencji. Awarie się zdarzają. Trzeba być na to przygotowanym.