Jak zorganizować perfekcyjną konferencję dla klienta biznesowego?

W Polsce widać prawdziwy boom turystyczny

Dotyczy to zarówno rynku klienta indywidualnego jak i klientów biznesowych, których liczba w hotelach systematycznie rośnie. Kwota jaką zostawiają klienci biznesowi w hotelach to rocznie nawet kilkadziesiąt milionów złotych, nic więc dziwnego że specjaliści branży hotelarskiej ostro nastawiają się na obsługę tego sektora gości.

Szacuje się, że średnio podczas spotkania klientów biznesowych trwającego około 3 dni wydaje się przeciętnie 700 złotych na jedna osobę, co wcale nie jest wygórowaną stawką. Łatwo policzyć jaki tworzy to całościowy budżet, wiec nie dziwią starania hoteli i przygotowywanie przez nich stale nowej oferty pod klientów biznesowych. Tym bardziej, że obserwuje się systematyczny wzrost ilości eventów, konferencji czy szkoleń dla biznesmenów, co staje się motywacją dla wielu obiektów hotelowych i ośrodków konferencyjnych do przygotowania konkurencyjnych propozycji pod względem wymagań gości biznesowych.

Trzeba również zauważyć, że wymagania te są coraz większe i coraz bardziej przykłada się uwagę do obsługi i jakości proponowanych atrakcji. W przypadku klienta biznesowego to nie cena będzie kryterium wyboru. Tutaj zaczynają odgrywać rolę zupełnie nowe trendy, efektowność miejsca gdzie są organizowane eventy, oferowane rozrywki oraz poziom usług cateringowych. Nie może tutaj być mowy o słabej jakości usług czy organizacji, trzeba nastawić się na światowe standardy, do których przyzwyczajeni są biznesmeni.

Powstaje pytanie jak starać się o klienta biznesowego i co wpływa na jego wybór miejsca? Czym przyciągnąć taką klientele i jak sprawić by chętnie do nas wrócili?

Wiele firm na organizację spotkań z klientami czy też dla pracowników przeznacza spory budżet i nie zamierza oszczędzać na organizacji. Większość tego typu imprez odbywa się w okresie wiosennym lub jesiennym, gdy wszyscy wrócą już z urlopów wakacyjnych i świątecznych. Szukanie atrakcyjnego miejsca zaczyna się już dużo wcześniej, a wybór zależy od planowanego charakteru imprezy. Bardzo dużo zależy od towarzystwa jakie przyjedzie, ponieważ może to być spotkanie kluczowych klientów, spotkanie na szczeblu zarządu, wyjazd integracyjno – motywujący lub wiele innych ważnych z punktu widzenia funkcjonowania firmy.

Niekiedy takie spotkania obejmują kameralne grono kilku lub kilkunastu osób, a czasem są to wielkie imprezy plenerowe na tysiąc uczestników. Zatem obiekty hotelowe i konferencyjne które nastawiają się na tego typu działalność, powinny być przygotowane pod każdym względem. Czasami wraz z organizacją imprez pojawiają się pytania o nocleg dla nawet kilkuset osób na raz, co hotele muszą brać pod uwagę.

Kwota organizacji eventów firmowych zależy od wielu czynników. Po pierwsze od ilości uczestników, od przewidzianych usług gastronomicznych, dodatkowych atrakcji i pokazów, które mogą się odbyć w trakcie spotkania. Budżet kształtuje się tutaj od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Warto więc wyjść naprzeciw takim klientom i przedstawić im ofertę przygotowaną pod katem ich potencjalnych potrzeb.

Zaskoczmy klienta niestandardowym elementem i gotowością na realizację nietypowych zamówień, wyróżnijmy się czymś wśród innych ofert, podkreślmy wszystkie atuty miejsca i obsługi, i zróbmy to dużo wcześniej przed rozpoczęciem sezonu.