Organizacja eventu biznesowego w kilku praktycznych radach

Eventy biznesowe organizuje się najczęściej po to, by poprawić jakość komunikacji wewnątrz firmy lub zjednać do siebie obecnych bądź przyszłych partnerów biznesowych. Jest to też znakomity moment na promowanie swojej firmy poprzez pomysłowość i kreatywność w organizowaniu wydarzenia. Organizator oraz firma, dla której event jest organizowany, ma naprawdę wiele do wygrania dzięki takiemu wydarzeniu.

Pomysł na event

Najważniejszą kwestią dla eventu biznesowego jest pomysł, ogólna koncepcja, wokół której całe wydarzenie będzie zorganizowane, jego temat przewodni. Powinno to być coś niebanalnego i wyróżniającego się na tle innych wydarzeń, ale równocześnie coś, co nie będzie za daleko odbiegało od typowych wydarzeń. W przeciwnym razie może powodować konsternację gości. Osiągniecie odpowiedniego efektu zazwyczaj najłatwiej jest uzyskać poprzez komunikację z innymi osobami zaangażowanymi w wydarzenie i stworzenie swoistej burzy mózgów, w czasie której poszukuje się optymalnych rozwiązań. Jeśli wielka burza mózgów nie jest możliwa, zawsze powinna być przynajmniej faza konsultacji wydarzenia, w której nasze pomysły są konfrontowane z czyimiś oczekiwaniami.

Czas i miejsce

Czas i miejsce eventu to kwestie, które powinny uzupełniać się wzajemnie i uzupełniać się z tematyką wydarzenia. Ogromne znaczenie ma to, by żadna z tych kwestii nie kolidowała z planami i możliwościami zaproszonych gości. Miejsce musi być dla nich wygodne, a czas tak dobrany, by w podobnym terminie nie działo się coś innego, co będzie gości odciągać. Konieczność wybierania pomiędzy alternatywami to sytuacja, której należy unikać. W kwestii lokalizacji istotne jest także to, by miejsce organizacji wydarzenia pasowało tematycznie do rodzaju przygotowywanego wydarzenia.

Metodyczna organizacja

Organizacja eventu może się wydawać stosunkowo prosta tym bardziej, że pomagają w tym wyspecjalizowane firmy. Nie oznacza to jednak, że nie ma tutaj wielu pułapek i możliwości popełnienia błędu. Event trzeba organizować krok po kroku tak, by każdy kolejny element wydarzenia był zaplanowany i dopięty na ostatni guzik zanim przejdzie się do planowania kolejnej rzeczy.

Komunikacja

Uzyskanie założonej liczby gości w czasie eventu biznesowego jest bardzo trudne, ponieważ trzeba zgrać kalendarze wielu osób, które w dodatku często są ze sobą bardzo luźno związane lub wręcz przeciwnie, współpracują ze sobą i jeśli jednej osobie nie będzie coś pasowało, jej absencja będzie oznaczać nieobecność kilku kolejnych. Dlatego trzeba zawsze mocno dbać o informacje przekazywane potencjalnym gościom i dokładać wszelkich starań, by być z nimi w kontakcie. Trzeba od razu wiedzieć, kiedy nastąpią jakieś zmiany i jak sobie z nimi poradzić. Standardem dzisiaj jest też strona WWW dla eventu.

Pamiątki

Po konferencji trzeba przygotować jakieś pamiątki, na przykład zdjęcia. To ważny element takiego spotkania, który z pewnością zapadnie w pamięć naszym gościom.