Proste sposoby na skuteczne spotkania biznesowe

Choć spotkania biznesowe mogą nieść nam szereg korzyści, nie powinniśmy zapominać o tym, że o ich ogromnych możliwościach można mówić przede wszystkim wtedy, gdy spotkania tego typu są nie tylko odpowiednio zaaranżowane, ale również właściwie przeprowadzone. Mówimy zatem o sporym wyzwaniu, któremu można sprostać przede wszystkim wówczas, gdy uwzględni się kilka czynników. Na pierwszy plan wysuwa się pytanie o to, jaki będzie charakter spotkania biznesowego, nieco inaczej organizuje się bowiem spotkanie szkoleniowe i integracyjne, a nieco inaczej prezentację oraz burzę mózgów.

Gdy mamy do czynienia ze spotkaniem szkoleniowym, naturalnym wydaje się wysuwanie na pierwszy plan jego celów edukacyjnych. Uczestnicy powinni odczuwać ochotę nie tylko na naukę, ale i na wykorzystywanie w praktyce wiedzy zdobytej w czasie jej trwania. Sukces jest też uzależniony od tego, czy uda się nam zbliżyć ich do siebie. Tu znakomite efekty daje już samo przygotowanie sali, w tym zwłaszcza ustawienie jej tak, aby stanowiska miały kształt litery „u”. Dzięki temu nie musimy martwić się o prawidłową interakcję, jaka powinna zachodzić pomiędzy trenerem oraz uczestnikami szkolenia. Dobrze jest też pomyśleć o przygotowaniu nie jednej, ale kilku niewielkich sal, te sprawdzają się bowiem znakomicie podczas treningu pracy grupowej.

Gdy organizujemy spotkania integracyjne naczelna zasada mówi o tym, aby odbywały się one poza biurem nawet, jeśli ma to generować określone koszty. Dzięki temu uczestnicy mogą poczuć się bardziej swobodnie, łatwiej jest też zagwarantować taką atmosferę, która skłoni nas do wypowiadania swoich myśli i prezentowania poglądów. Przy spotkaniach prezentacyjnych nie można zapominać o ich specyfice. Może być to spotkanie przedstawiające nowy produkt klientom albo konferencja prasowa, w czasie której mówi się o osiągnięciach. Tu warto zainteresować się w szczególny sposób ofertą hoteli, zazwyczaj bowiem to właśnie one mogą pochwalić się salami, które sprawdzają się znakomicie w odniesieniu do tego rodzaju wydarzeń. Dobrym pomysłem jest też tak zwane teatralne ustawienie krzeseł. Jeszcze inaczej przedstawia się sytuacja wówczas, gdy w centrum naszego zainteresowania znajduje się modna ostatnio burza mózgów, a więc spotkanie, którego naczelnym celem jest wymiana pomysłów. Tu dobrym pomysłem okazuje się zastosowanie kilku okrągłych stołów wyposażonych w specjalne tablice. Okazuje się, że wspieranie kreatywności w dużej mierze jest zasługą napojów i przekąsek, warto więc zadbać o to, aby uczestnicy spotkania przez cały czas mieli do nich dostęp.