Wynajem sali konferencyjnej – na co zwracać uwagę?

Przygotowanie konferencji to bardzo poważna sprawa i nie warto jej bagatelizować, ponieważ niezależnie od tego, czy okaże się ona sukcesem, czy do sukcesu będzie jej bardzo daleko, wywoła ona bardzo realne skutki przenoszące się na wiele dziedzin działalności organizatora zaczynając oczywiście od jego reputacji i kontaktów biznesowych, a kończąc nawet na takich kwestiach, jak wysokość naliczonego podatku.

Elementem kluczowym przy organizacji każdej konferencji jest zawsze oczywiście odpowiednia sala konferencyjna, więc trzeba dołożyć wszelkich starań, by była ona na odpowiednim poziomie oraz pomieściła określoną liczbę gości.

Poziom organizacji decyduje o sukcesie

Sala konferencyjna i sama konferencja staną się wizerunkiem firmy organizującej event, tutaj trzeba dołożyć wszelkich starań. To właśnie przez jej pryzmat firma będzie postrzegana, zwłaszcza jeśli ktoś nie miał możliwości wcześniej skorzystać z usług firmy. Dlatego tak ważne jest zrobienie dobrego wrażenia i uniknięcie wrażenia złego. Żeby uniknąć wszelkiego rodzaju wpadek absolutnie konieczne jest dokładne zaplanowanie i przemyślenie wszystkich aspektów przedsięwzięcia, w tym zwłaszcza trzeba postarać się przewidzieć sytuacje nieprzewidziane.

Którą salę konferencyjną wybrać?

Decyzja o wynajęciu sali konferencyjnej przełoży się na wszystkie późniejsze aspekty związane z organizacją wydarzenia. Jest to wybór stosunkowo trudny już chociażby dlatego, że propozycja na rynku jest bardzo szeroka i zróżnicowana. Trzeba wiedzieć, jakie parametry sali będą dla nas najważniejsze i czego konkretnie chcemy. Dla podjęcia dobrej decyzji w tym aspekcie konieczne jest oczywiście wykonanie dokładnego planu, który pokaże na, jakie czynniki powinny być traktowane priorytetowo. To wszystko musi się oczywiście zamykać w budżecie konferencji, co jest dodatkowym wyzwaniem.

Co będzie priorytetem?

Zacząć trzeba na pewno od tak podstawowej kwestii, jak wielkość sali czyli to, ile osób będzie zaproszonych na wydarzenie. Sala nie powinna być za mała, ale nie powinna być też za duża. Co więcej, ilość gości to kwestia logistyczna, więc dojazd na miejsce powinien być odpowiednio dobry. Im większa konferencja, tym spokojniejsze powinno być też jej położenie. Jeśli ludzi będzie dużo, warto uciekać za miasto. Zielone otoczenie powinno uspokajać gości i zmniejszać poziom stresu.

Wyposażenie jest ważne

Obecnie klimatyzacja jest już praktycznie standardem, ale jeszcze zdarza się, że jej brakuje, więc zwłaszcza duże konferencje organizowane latem muszą mieć pewność, że będzie odpowiednia możliwość zadbania o temperaturę i wilgotność sali.

Wyposażenie to też oczywiście po prostu sprzęt, jaki znajduje się na sali. Jeśli nie ma możliwości udania się na miejsce i zrobienia dokładnego rozeznania, co właściciel sali nam proponuje, należy koniecznie poprosić o listę udostępnianego sprzętu. Co więcej, wszystko to musi być obsługiwane przez odpowiednio kompetentną i liczną obsługę, co także powinno zostać zweryfikowane zawczasu. Jest to poważny czynnik ryzyka.